Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa,
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
  

Zakres zadań

• Dokonuje przeglądu korespondencji wpływającej do sekretariatu Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego (biura) według hierarchii ważności i terminowości spraw, wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji i dekretacji dyrektora biura, rozdziela zadekretowaną korespondencję
• Zapewnia organizację i obsługę spotkań dyrektora biura, w tym prowadzi kalendarz, obsługuje gości, przygotowuje materiały, rezerwuje sale oraz koordynuje udział dyrektora biura w posiedzeniach, naradach, konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach
• Przygotowuje i redaguje pisma, opracowuje notatki służbowe, raporty i prezentacje oraz materiały informacyjne na potrzeby dyrektora biura. Weryfikuje kompletność i poprawność formalną materiałów przedkładanych do dyrektora biura oraz monitoruje terminowość realizacji spraw
• Prowadzi komputerową ewidencję (przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR) czasu pracy i absencji pracowników (np. urlopów, zwolnień, szkoleń pracowników, harmonogramu pracy), a także rejestru szkoleń
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne sekretariatu biura, w tym zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze
• Współpracuje z zespołami kontrolnymi i wspiera dyrektora biura w przygotowywaniu materiałów pomocniczych, w tym zestawień, przepisów prawa i informacji niezbędnych do realizacji spraw prowadzonych przez biuro
• Koordynuje sprawy zlecone przez dyrektora, w szczególności prowadzenie zapisów na szkolenia oraz gromadzenie i przekazywanie informacji w zakresie spraw prowadzonych w EZD

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziome umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność argumentowania
• Umiejętność posługiwania się Internetowymi serwisami prawniczymi
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie: wyższe
• Przeszkolenie z zakresu przetwarzania danych osobowych i obsługi EZD
• Szczególne uprawnienie: posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”
• Znajomość organizacji Ministerstwa Finansów
• Znajomość organizacji administracji publicznej